Convocation officielle au premiercongrès

Salutations,
Le premier congrès du Syndicat canadien des employées et employés professionnels et de bureau (SEPB) aura lieu à l’hôtel Marriott Yorkville à Toronto, Ontario à partir de 9 h 00 le vendredi 19 novembre 2004 pour se terminer le dimanche 21 novembre 2004. Date limite pour TRANSMETTRE les résolutions : 28 octobre 2004 Date limite pour TRANSMETTRE les créanceS : 4 novembre 2004
Nous vous signalons les dispositions des articles V, VI,VII et XXVI de la Constitution du SEPB sur la procédure à suivre pour soumettre les résolutions, requêtes, mémoires et les appels, sur la représentation aux congrès du SEPB ainsi que sur le fonds de congrès. ARTICLE V CONGRÈS « Section 1. Le congrès national est l’instance suprême du Syndicat national où sont établies ses lois et ses politiques en accord avec ces statuts et règlements. Le congrès est la source légitime de toute autorité et la cour d’appel finale. Le comité exécutif, prévu ci-après, assume la direction du Syndicat national entre les congrès. « Section 2. Le premier congrès du Syndicat national se tiendra avant le 31 décembre 2004 dans une ville désignée par le comité exécutif. « Section 4. La personne secrétaire-trésorière du Syndicat national envoie l’avis de convocation et les formulaires de créance aux sections locales au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’ouverture du congrès sauf dans le cas d’un congrès spécial où elles seront acheminées au moins quarante-cinq (45) jours avant la date d’ouverture de ce congrès spécial.(1) Les sections locales qui délèguent des personnes au congrès complètent les formulaires de créance, y apposent leur sceau et les retournent à la personne secrétaire-trésorière du Syndicat national au moins quatre (4) semaines avant l’ouverture du congrès, sauf dans le cas d’un congrès spécial où elles sont acheminées au moins deux (2) semaines avant l’ouverture de ce congrès spécial. Les personnes déléguées dont les créances ne sont pas reçues dans les délais prévus siégeront de plein droit sur autorisation du congrès constitué. « Section 5. Sauf pour les cas précisés ci-après, les résolutions, requêtes, mémoires ou appels dont on veut saisir le congrès doivent être acheminés par écrit en deux exemplaires signés à la personne secrétaire-trésorière du Syndicat national qui doit les avoir reçus au plus tard vingt-et-un (21) jours avant la date d’ouverture du congrès. Seuls le comité exécutif, les sections locales, les comités de congrès et les personnes déléguées au congrès peuvent présenter des résolutions. Le comité exécutif peut présenter des résolutions en tout temps pendant le congrès. Les résolutions soumises par un comité de congrès doivent être pertinentes aux tâches de ce comité et peuvent être présentées en tout temps avant la présentation du rapport final de ce comité. Les résolutions soumises par une personne déléguée au congrès peuvent être présentées en tout temps pendant le congrès avec l’accord du congrès aux deux tiers (2/3) des voix. « Section 6. Le quorum est formé de la majorité des personnes déléguées inscrites présentes au congrès. « Section 7. Les décisions sont prises par un vote verbal, sur division ou par un vote à main levée. Un vote nominatif sur une question peut être exigé par un dixième (1/10) des personnes déléguées présentes en se basant sur le nombre de voix prévu à l’article VI, section 1. » ARTICLE VI REPRÉSENTATION AUX CONGRÈS « Section 1. Une section locale en règle a droit à une (1) voix au congrès par cent (100) membres et pour chaque fraction majeure de ce nombre pour lesquels la capitation a été versée pour la période de douze (12) mois prenant fin deux mois avant le mois de la tenue du congrès régulier, ou versée pour la période de douze (12) mois prenant fin le mois qui précède immédiatement le congrès spécial. Une section locale comptant moins que la fraction majeure de cent (100) membres a néanmoins droit à une (1) voix. Une section locale qui n’a pas versé la capitation pour tous les mois compris dans la période de douze (12) mois et qui n’a pas été suspendue, a droit à un douzième (1/12) de son total de voix pour chaque mois pour lequel elle a versé la capitation durant la période applicable(2). « Section 3. Une section locale a droit à autant de personnes déléguées qu’elle compte de voix sauf qu’il ne peut y avoir plus de dix (10) personnes déléguées de la même section locale présentes au congrès. La ou les personnes déléguées de chaque section locale peut utiliser toutes les voix de la section locale. » « Section 5. Aucune section locale ne peut être représentée à un congrès du Syndicat national par procuration ni déléguer ses voix à une autre section locale. Une personne déléguée au congrès ne peut représenter plus d’une (1) section locale. » « Section 6. Toute personne déléguée au congrès doit être membre en règle avec la section locale qu’elle représente depuis au moins douze (12) mois avant la tenue du congrès, à moins que la section locale n’ait été opérationnelle depuis une période inférieure à un (1) an (la période pendant laquelle une section locale est réputée être opérationnelle commence avec le premier mois pour lequel la capitation est régulièrement versée) auquel cas, cette personne déléguée devra avoir été membre en règle depuis que la section locale est opérationnelle. Les personnes déléguées sont choisies en conformité avec les statuts et règlements de la section locale, ou par scrutin au sein de la section locale. » « Section 7. Sauf disposition contraire, toutes les personnes dirigeantes du Syndicat national ont droit à une pleine participation au congrès et peuvent se porter candidat à tout poste du Syndicat national à combler par le congrès. Aucune personne dirigeante du Syndicat national n’a le droit de vote au congrès à moins que cette personne ne soit une personne déléguée (à l’exception de la personne qui préside le congrès et dont le vote est prépondérant). » « Section 8. Le comité exécutif institue le comité des créances qui se réunit à cette fin avant le congrès. La personne présidente du Syndicat national nomme les membres des comités suivants : comité sur les règlements, sur le programme, comité des résolutions, comité sur les statuts et lois, sur la législation, sur le recrutement syndical, sur les rapports des personnes dirigeantes, sur la publicité et tout autre comité pouvant être requis. Les comités sur les règlements et sur le programme se réunissent également avant le congrès. Hormis la personne présidant le comité, pas plus de deux (2) personnes vice-présidentes ne siègent sur un même comité. La personne présidente s’efforce de nommer sur ces comités des personnes qui représentent les différentes régions. » N.B. : Une section locale doit avoir versé sa capitation au Syndicat national pour les mois de juin, juillet et août 2004 pour être éligible à détenir une représentation au congrès. ARTICLE VII FONDS DU CONGRÈS « Section 2. Une section locale admissible à participer et qui participe à un congrès régulier en y déléguant au moins une (1) personne reçoit une part de l’encaisse de ce fonds alimenté par les versements mensuels des sections locales jusqu’au mois de février de l’année du congrès régulier et y incluant tout solde créditeur antérieur de ce fonds, le tout sujet aux dispositions suivantes. » « Section 3. Dans la détermination du montant à verser aux sections locales admissibles qui participent à ce congrès est divisé l’encaisse de ce fonds tel que défini à la section 2 de cet article par le nombre total de kilomètres linéaires qui séparent la ville de chacune des sections locales admissibles et celle où se tient le congrès. » « Section 4. Une section locale admissible qui participe à un congrès régulier reçoit un montant égal au résultat de la division précisée à la section 3 de cet article (arrondi ou demi-cent inférieur) et multiplié par le nombre de kilomètres linéaires qui séparent la ville de la section locale à celle où se tient le congrès. Une section locale dont les versements mensuels au fonds du congrès ne cumulent pas un (1) an au mois de février de l’année du congrès reçoit de ce fonds un douzième (1/12) d’une part normale pour chaque mois de versement. » « Section 5. La convocation officielle au congrès régulier du Syndicat national transmise aux sections locales comprend un sommaire des sommes à verser de ce fonds aux sections locales qui participent au congrès, en conformité avec la section 4 de cet article. » « Section 6. Sur réception des lettres de créance dûment complétées portant le sceau de la section locale et les signatures de ses personnes présidente et secrétaire-trésorière, la personne présidente du Syndicat national émet à cette section locale un chèque tiré de ce fonds établi au montant déterminé à la section 3 de cet article et en conformité avec les dispositions de la section 7 ci-dessous. » « Section 7. Une section locale dont la délégation ne siège pas à ce congrès ne reçoit aucun montant du fonds pour ce congrès, et si cette section locale a reçu un chèque de ce fonds pour ce congrès elle rembourse le Syndicat national qui déposera la somme ainsi remboursée dans le fonds. » N.B. : L’allocation mentionnée à l’article VII sera remise sur place à un dirigeant de la section locale au moment de l’inscription au congrès. De plus, pour avoir droit à cette allocation, la section locale doit avoir versé au fonds du congrès du Syndicat national les versements exigibles pour les mois de juillet et août 2004. Vous trouverez en annexe le kilométrage par section locale pour fixer le montant de l’allocation à laquelle a droit votre section locale. ARTICLE XXVI AMENDEMENTS AUX STATUTS ET RÈGLEMENTS « Les statuts et règlements du Syndicat national sont amendés que par un vote des deux-tiers (2/3) des voix des personnes déléguées à un congrès. À moins de disposition contraire, un amendement aux statuts entre en vigueur dès son adoption. » FORMULAIRES DE CRÉANCE Ci-joint, des formulaires de créance, en deux exemplaires. S’il vous en faut davantage et si votre syndicat y a droit, ils vous seront fournis sur demande adressée à la personne secrétaire-trésorière du Syndicat national. Le droit d’inscription des personnes déléguées et des personnes-substituts a été fixé à 150 $. Les personnes observatrices doivent aussi s’inscrire et payer un droit d’inscription de 50 $. La personne déléguée, la personne-substitut et la personne observatrice doivent présenter le duplicata (copie ivoire) de leur formulaire de créance au moment de leur inscription au congrès. L’original (copie blanche) doit être transmis à Serge Cadieux, secrétaire-trésorier du Syndicat national au : bureau 250, 1200 avenue Papineau, Montréal (Québec) H2K 4S6 au plus tard le 4 novembre 2004 accompagné du droit d’inscription approprié. Veuillez libeller votre chèque au nom du Syndicat canadien des employées et employés professionnels et de bureau (SEPB). Les personnes déléguées dont les formulaires de créance auront été reçus après le 4 novembre 2004 devront recevoir le consentement du congrès pour siéger de plein droit. L’inscription des personnes déléguées au congrès s’effectuera à l’hôtel à compter du vendredi 19 novembre 2004 dès 8 h 00. Une période de pré-inscription est toutefois prévue le jeudi 18 novembre 2004 de 18 h 00 à 20 h 00. RÉSOLUTIONS Les résolutions doivent être soumises par écrit à Serge Cadieux, secrétaire-trésorier du Syndicat national au plus tard le 28 octobre 2004 et se limiter à 150 mots. SECRÉTARIAT DE CONGRÈS L’hôtel Marriott Yorkville a été désigné pour servir de secrétariat du congrès du Syndicat national. Un souper et une soirée de danse sont prévus le samedi 20 novembre 2004. D’autres détails vous seront communiqués plus tard. Le SEPB offre une allocation pour couvrir les frais de garde pendant le congrès. Consultez le formulaire d’allocation pour frais de garde pour plus de détails. Nous vous faisons parvenir un feuillet de réservation de chambre d’hôtel qu’il vous suffit de remplir et de retourner directement à l’hôtel dès que possible. Un service de traduction simultanée sera disponible durant le congrès. Le congrès sera non-fumeur. HÉBERGEMENT Vous trouverez en annexe les renseignements concernant l’hôtel, les tarifs et la procédure à suivre pour effectuer vos réservations. TRANSPORT Pour les personnes déléguées du Québec et d’Ontario qui désirent voyager par train, nous avons négocié des tarifs préférentiels avec Via Rail. Vous trouverez toute l’information pertinente sur le document en annexe. Pour plus de renseignements, veuillez appeler le SEPB au (514) 522-6511. En toute solidarité, Le secrétaire-trésorier, Serge Cadieux (1) Nous vous signalons par ailleurs que le comité exécutif du SEPB/COPE a adopté à sa réunion des 19 et 20 juin 2004 la résolution no 4 qui stipule : Il est résolu que le premier congrès soit régi par les délais prévus à l’article V, section 4 de la Constitution régissant les congrès spéciaux. (2) Il est à noter cependant que le comité exécutif du SEPB/COPE a adopté à sa réunion des 19 et 20 juin 2004 la résolution no 11 qui stipule : Il es résolu que laforce du vote à ce congrès soit calculée sur la période qui s’étend du 1er mars 2003 au 29 février 2004.